Jedes Dokument, das bei Ihnen ankommt oder entsteht, wird erkannt, ausgelesen, geprüft und in der passenden Akte abgelegt. Niemand muss Ordner anlegen oder Dateien umbenennen.
Wählen Sie Ihre Branche und sehen Sie zu, wie aus Rechnungen, Anträgen, Verträgen und Handyfotos eine geordnete digitale Akte entsteht. Ein Klick auf eine Quelle, einen Eingangsweg oder ein Dokument spielt genau diesen Fall ab.
Geschützte Ordner sind nur für Berechtigte sichtbar, auch in Suche und Chat.
Ohne Zutun. Sicher erkannte Dokumente laufen vom Eingang bis in die Akte durch. Unsichere landen im Prüf-Cockpit, die Stelle ist markiert.
Struktur, die mitwächst. Fehlt ein Ordner für einen neuen Lieferanten, ein neues Jahr oder ein neues Mandat, legt das System ihn an.
Rechte von Anfang an. Personalakten, Bewerbungen und Mandate sind nur für die zuständigen Personen sichtbar, auch in der Suche und im Chat.
Klassische Dokumentenmanagement-Systeme beginnen mit einem Projekt: Aktenplan entwerfen, Metadaten festlegen, Ablageregeln schulen. AI-Buddy beginnt mit Ihrem ersten Dokument.
Wir aktivieren Ablage und Dokumenteneingang für Ihre Organisation. Sie erhalten eine eigene Eingangsadresse.
Leiten Sie Post weiter, scannen Sie den Stapel ein oder ziehen Sie Dateien ins Fenster. Die KI übernimmt den Rest.
Die Akte ist gefüllt und durchsuchbar. Typen, Schwellen und Workflows passen Sie später an, nötig ist es nicht.
| Thema | Klassisches DMS | AI-Buddy mit integrierter KI |
|---|---|---|
| Einführung | Projekt über Wochen oder Monate, meist mit Beratung | Freischalten und loslegen, kein Einrichtungsprojekt |
| Aktenplan | Wird vorab in Workshops entworfen und gepflegt | Entsteht aus Ihren Dokumenten und wächst mit |
| Ablegen | Mitarbeitende wählen Ordner und tippen Schlagworte | Die KI erkennt den Typ und legt am richtigen Ort ab |
| Daten aus Belegen | Abtippen oder teure Zusatzmodule | Felder und Tabellen werden ausgelesen und geprüft |
| Suchen | Nach Dateiname und Schlagwort | Nach Bedeutung, oder einfach im Chat fragen |
| Schulung | Schulungstage für Ablageregeln | Bedienung wie E-Mail und Chat, kaum Schulung nötig |
Dokumentenablage und KI-Dokumenteneingang arbeiten Hand in Hand. Alles, was hereinkommt oder entsteht, liegt an einem Ort und ist mit seiner Herkunft verknüpft.
Sicher erkannt: läuft durch. Liegen Typ und alle Pflichtfelder über der Schwelle, wird das Dokument ohne Zutun freigegeben und abgelegt. Die Schwelle stellen Sie je Dokumenttyp ein.
Unsicher: kurz prüfen. Das Prüf-Cockpit zeigt Original und ausgelesene Werte nebeneinander, die unsicheren Felder sind markiert.
Elektro Muster AG
Sicher erkannt, automatisch abgelegt
BeispieldatenBerechtigungen gelten nicht nur in der Dateiliste. Dieselbe Regel greift bei Vorschau, Download, Volltextsuche und im KI-Chat. Was verborgen ist, beantwortet die KI auch nicht.
Nur für eine Person. Zum Beispiel Entwürfe aus dem eigenen Chat oder Unterlagen, die noch nicht für das Team bestimmt sind.
Für die Mitglieder eines Projekts oder Mandats. Ideal für Kanzleien, Bauprojekte und Personalvorgänge. Technisch ist das immer ein Projekt mit Mitgliedern, egal wie Sie es nennen.
Für alle in Ihrer Firma, Gemeinde oder Kanzlei. Zum Beispiel Rechnungen, Vorlagen und Richtlinien.
Rollen statt Einzelrechte. Inhaber, Administratoren und Benutzer. Wer was verwalten darf, ist klar geregelt.
Rechte gelten überall. Ein privates Dokument erscheint weder in der Suche noch in den Antworten für Kollegen.
Nachvollziehbar. Herkunft, Freigaben und Korrekturen sind protokolliert. Sie wissen, woher ein Schreiben kommt und wer es freigegeben hat.
Strikte Mandantentrennung. Jede Abfrage ist an Ihre Organisation gebunden. Daten anderer Kunden sind technisch unerreichbar.
Kontingente im Blick. Das Dokumentkontingent Ihres Pakets ist jederzeit sichtbar, ab 80 Prozent gibt es einen Hinweis.
Vertrauliches bleibt vertraulich. Personalakten, Bewerbungen und Mandatsakten sehen nur die Zuständigen.
Mit der Freigabe eines Dokuments kann ein Workflow starten: prüfen lassen, informieren, antworten, exportieren. Ohne eine Zeile Code, aus Vorlagen oder in einem Satz beschrieben.
Auslöser wie Outlook-Mail, Zeitplan, Online-Formular oder die Freigabe im Dokumenteneingang. KI-Schritte lesen, fassen zusammen und entscheiden. Freigaben haben immer eine Frist, nichts bleibt liegen. Jeder Lauf ist Schritt für Schritt nachvollziehbar.
Eine Gemeinde denkt in Vorgängen und Fachbereichen, eine Kanzlei in Mandaten, ein KMU in Lieferanten, Kunden und Jahren. AI-Buddy legt die Akte so an, wie Ihre Branche arbeitet.
Gebaut für Organisationen, die Verantwortung für vertrauliche Unterlagen tragen: Verwaltungen, Kanzleien und Unternehmen mit Personal- und Kundendaten.
Wir schliessen mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Hosting in der EU, DSGVO-konform, optional in der Schweiz, in Deutschland oder in Ihrem regionalen Rechenzentrum.
Ihre Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet, auch nicht für andere Kunden.
Jeder Datensatz gehört genau einer Organisation. Auch das Lernen aus Korrekturen bleibt bei Ihnen.
Auf Wunsch werden Originale nach 1, 7, 14, 30 oder 90 Tagen gelöscht. Felder, Prüfergebnisse und Verlauf bleiben erhalten.
Herkunft, Erkennung, Korrekturen, Freigaben und Exporte sind je Dokument dokumentiert.
Wir schalten das KI-Dokumentenmanagement für Ihre Organisation frei. Sie leiten ein paar echte Dokumente weiter und sehen, wie Ihre digitale Akte entsteht.
Kein Zusatzsystem · nutzt Ihre bestehenden Agenten und Ihr Wissen