Besprechungen: Protokollarten, eigene Vorlagen und Wahl zwischen Word und PDF
Im Schritt «Protokoll» wählen Sie pro Besprechung eine Protokollart. Fünf Arten sind mitgeliefert, jede mit eigener Gliederung: Beschlussprotokoll, Verlaufsprotokoll, Gemeinderats-Geschäft, Ergebnisprotokoll und Aktennotiz. Organisationen legen eigene Arten aus einer Word-Vorlage und einem eigenen Prompt an, und beim Erzeugen der Dokumente wählen Sie Word, PDF oder beides.
- Fünf Protokollarten mit eigener Gliederung Das Gemeinderats-Geschäft gliedert jedes Traktandum in Aktenplan, Sachverhalt, Erwägungen, nummerierten Beschluss und «Mitteilung an». Das Ergebnisprotokoll hält nur Ergebnisse, Entscheidungen und Pendenzen fest, die Aktennotiz fasst ein Gespräch in einem Abschnitt zusammen.
- Eigene Protokollarten für die ganze Organisation Eine eigene Art verbindet eine Grundart, eine Word-Vorlage und einen eigenen Prompt, der die festen Regeln ergänzt: Der Entwurf übernimmt weiterhin nur, was im Gespräch belegt ist. Eigene Arten stehen allen Gremien und Benutzern bei jeder neuen Besprechung zur Wahl, und ein Entwurf behält Art, Vorlage und Prompt, mit denen er entstanden ist.
- Word, PDF oder beides, das PDF im Layout der Vorlage Beim Erzeugen der Dokumente wählen Sie das Format, vorbelegt ist Ihre letzte Wahl. Mit einer Vorlage übernimmt das PDF deren Layout. Vorlagen ohne eigene Stelle für den Inhalt sind jetzt nutzbar, der Inhalt kommt ans Ende, und neue Platzhalter füllen Zeit, Anwesende, Entschuldigte, Protokollart und Genehmigungsdatum.